Виноградівська міська рада Закарпатської області
ГОЛОСУВАННЯ ЗА ПРОЕКТ РІШЕННЯ: № 2
_________ сесія _________ скликання
РІШЕННЯ ПРОЄКТ
___ ___________20 ___ м.Виноградів №__________
| Про створення архівного сектору Виноградівської міської ради та затвердження Положення |
1.Створити архівний вектор у складі загального відділу Виноградівської міської ради.
2.Затвердити Положення про архівний сектор Виноградівської міської ради (додається).
3.Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійну комісію з питань законності, регламенту, депутатської етики, оборонної роботи та надзвичайних ситуацій
Міський голова Степан БОЧКАЙ
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішення ________ сесії Виноградівської міської ради
восьмого скликання
від____________ № _____
Положення
про архівний сектор Виноградівської міської ради
1.Загальні положення
Архівний сектор Виноградівської міської ради (далі – архів) є архівним підрозділом Виноградівської міської ради, створеним згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час діяльності ради та її виконавчого комітету використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей.
Архівний сектор входить до структури загального відділу міської ради.
Сектор підпорядковується міському голові, керуючому справами виконавчого комітету, начальнику загального відділу. Сектор підзвітний і підконтрольний державному архіву Закарпатської області (далі – державний архів області).
У своїй діяльності сектор керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням. Положення про архівний сектор Виноградівської міської ради, що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується з архівним відділом Берегівської районної державної адміністрації та затверджується рішенням сесії Виноградівської міської ради.
Коло службових обов'язків працівників сектору визначається посадовими інструкціями, які затверджує міський голова.
2. Основні завдання
Основними завданнями архіву є:
- приймання від структурних підрозділів міської ради та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;
- контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах міської ради;
- участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ міської ради, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;
- ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою чинним законодавством, архівному відділу Берегівської районної державної адміністрації;
- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії міської ради проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
- створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
- організація користування архівними документами, надання архівних копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам;
- підготовка, передавання та транспортування (за рахунок міської ради) документів Національного архівного фонду до архівного відділу Берегівської райдержадміністрації;
- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників міської ради, які відповідають за роботу з документами.
3. Права
Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:
- вимагати від структурних підрозділів організації передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чиним законодавством;
- повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
- давати структурним підрозділам міської ради рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
- запитувати від структурних підрозділів міської ради відомості, необхідні для роботи;
- інформувати керівництво міської ради про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в міській раді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.
- за дорученням міського голови залучати спеціалістів для підготовки проектів актів нормативного та розпорядчого характеру, інших документів, а також розробки і здійснення заходів, що проводяться відділом відповідно до покладених на нього обов’язків.
4. Обов’язки посадових осіб сектору:
діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України, іншими нормативно-правовими актами України;
сумлінно, компетентно, результативно і відповідально виконувати свої посадові та службові обов’язки;
неухильно дотримуватись загальновизнаних етичних норм поведінки, бути доброзичливими та ввічливими, дотримуватись високої культури спілкування (не допускати використання нецензурної лексики, підвищеної інтонації), з повагою ставитись до прав, свобод та законних інтересів людини і громадянина, об’єднань громадян, інших юридичних осіб, не проявляти свавілля або байдужість до їхніх правомірних дій та вимог;
запобігати виникненню конфліктів у стосунках з громадянами, керівниками, колегами та підлеглими;
постійно поліпшувати свої уміння, знання і навички відповідно до функцій та завдань займаної посади, підвищувати свій професійний та культурний рівень, удосконалювати організацію службової діяльності;
дбати про авторитет служби в органах місцевого самоврядування, а також про позитивну репутацію органів місцевого самоврядування;
забезпечити недопущення розголошення персональних даних фізичних осіб, конфіденційної та іншої інформації з обмеженим доступом, режим якої встановлено Законами України «Про державну таємницю», «Про інформацію», «Про захист персональних даних» та «Про доступ до публічної інформації», що стала їм відома у зв’язку з виконанням посадових та службових обов’язків.
5. Організація роботи
Сектор очолює завідувач архівного сектору.
На посаду завідувача архівного сектору призначається особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років. Відповідальним за виконання покладених на сектор завдань є завідувач архівного сектору.
Посадові особи сектору призначаються на посаду і звільняються з посади за розпорядженням міського голови.
Для проведення експертизи цінності документів сектор утворює експертну комісію.
Склад експертної комісії і положення про неї погоджується з архівним відділом Берегівської районної державної адміністрації та затверджується розпорядженням міського голови.
6. Відповідальність
Персональну відповідальність за неналежне чи несвоєчасне виконання функцій покладених на сектор несе завідувач сектору.
Працівники сектору несуть персональну відповідальність за несвоєчасне і неналежне виконання покладених на них завдань і функцій, недотримання вимог чинного законодавства та внутрішніх організаційно-нормативних документів при здійсненні ними своїх функцій, надання недостовірних відомостей, статистичної звітності та інформації з питань, що належать до компетенції сектору.